Productivitatea și roșiile

Suntem „animale” tare ciudate. Avem zile când ne trezim cu atâta chef de lucru și inspirație, că ziua în cauză ar putea avea 200 de ore și le-am umple cu muncă productivă. Avem din păcate și zile „din alea” când nimic nu pare să meargă OK. Ne-am trezit prea devreme sau prea târziu, este soare și ne-am duce la plajă sau plouă și parcă nici creierul nu ni s-a trezit pe deplin, ne doare ceva, ne-a dat vreun coleg o replică aiurea.

Când asemenea zile se întâmplă, e greu să-ți atingi productivitatea dorită, că ești angajat undeva sau lucrezi pe cont propriu. Chiar dacă pornești de dimineață cu idei mărețe, ajungi la ora 13 să-ți dai seama că s-au dus câteva ore și nu ai rezolvat absolut nimic. Am mai scris despre productivitate aici pe blog, vă invit să revedeți articolul în cauză și să adăugați propriile idei. Astăzi mi-ar plăcea să ne concentrăm exact pe tehnica Pomodoro și să vedem cum putem pune „roșiile” în slujba productivității noastre.

M-am tot lăudat că probabil sufăr de vreo formă nediagnosticată de ADD. Dacă am o chestie clară și eventual mă simt inspirată, sunt în stare să lucrez 5 ore fără pauză. Sunt și ocazii când mi-e greu să mă adun, așa că ori pierd vremea cu task-uri ce nu-mi sunt importante atunci ori mă forțez să lucrez și, deși termin treaba, mă simt stresată. Problema mea nici nu ține măcar cont de clienții pe care-i am sau de proiecte: azi pot să simt că mor dacă nu lucrez pentru x sau pentru situl y, iar mâine urăsc steaua sub care m-am născut de trebuie să fac un asemenea proiect.

Unul dintre cele mai bune trucuri de productivitate este să împarți un job în bucățele. Mi-e mai ușor să-mi adun creierii dacă trebuie să realizez un template „custom” pentru listarea de articole de blog pe situl unui client, decât să iau de guler tot proiectul dintr-o dată. La fel cum este mai bine să am categoriile clare de articole pe zile și voi avea mai rapid inspirație într-o zi de luni, când scriu despre freelancing, economisire sau chestii tehnice, decât dacă am de scris un articol pe orice subiect.

Am tot povestit despre faptul că țin „agenduță” cu diverse chestii notate, m-a ajutat enorm în ultimii ani și voi continua să-mi notez idei sau chestii ce știu că trebuie rezolvate. Știind clar ce am de lucru pe ziua respectivă îmi face mai ușoară „inserția” în muncă și probabil voi termina ziua cu mai puține „minusuri” decât dacă lucrez la grămadă.

Și acum roșiile …

1. Pregătirea

Una dintre marile noastre probleme, când e vorba să lucrăm, este că avem prea multe distracții … discuții cu colegii, email, facebook etc. Închide telefonul (dacă e posibil), scoate orice notificare de email, ieși de pe facebook, trimite-ți la plimbare colegii. Ai nevoie de liniște, nu de apeluri telefonice inutile sau de chit-chat. 99% dintre „urgențe” în general nu sunt urgențe. Dacă nu merge să închizi de tot telefonul, dacă trebuie ca apelul să fie totuși preluat și nu e chestie de viață și de moarte, „concediază” apelantul cu un elegant „te sun eu peste o oră”.

Dacă dorești să lucrezi serios, trebuie să te rupi de chestiile care te distrag. Probabil ai deja dificultăți în a fi productiv (dacă e o zi „din aia”), va trebui să faci eforturi să blochezi oameni sau aplicații, pentru ca acele minute pe care le lucrezi să fie LUCRATE.

 2. Ideea

Tehnica Pomodoro îți permite să lucrezi aproape ca la școală: ora și pauză. Ora de 25 de minute (sau cât decizi tu), pauză de 5 minute. Este posibil să nu poți lucra în fiecare zi pe acest sistem și chiar să te ții de „bucățile” respective, deci nu te stresa dacă programul tău nu arată perfect: „felii” cu pauze de 5 minute între ele, pauză mai lungă (15 minute de pildă) după câte 4 asemenea „felii”.

Nu trebuie să ai un orar perfect, important este SĂ LUCREZI productiv.

Pentru un freelancer mai ales programul de lucru nu este unul stabil. E posibil să lucrezi 3 ore dimineata, 4 mai spre seară etc. Ceea ce urmărim noi este să avem zilnic măcar câteva „felii” de muncă serioasă și să fim la zi cu toate obligațiile față de clienți sau față de locul de muncă.

3. Un timer

Poate să fie un timer normal, o aplicație de mobil sau un plugin pentru browser. Orice variantă alegi, îți va permite să lucrezi cele câteva minute stabilite și apoi să te oprești, când „sună ceasul”.

4. La muncă!

Odată ce ai pregătit timerul și știi ce lucrezi în acele 25 de minute, apucă-te de treabă. Eu de pildă mi-am setat un Pomodoro pentru acest articol. Nu fac NIMIC altceva decât scriu acest articol. Nu stau pe facebook, nu vorbesc la telefon, îi răspund monosilabil „jumătății”, că suntem amândoi în cameră. Mă concentrez doar la acest „task”, să scriu acest articol.

La fel funcționează pentru munca la un design. Pornesc timer-ul și lucrez doar pe situl în cauză: fac design, pun tema sus, fac modificări, setez diverse chestii. Nu lucrez pe 4 situri deodată (multitasking-ul este de obicei un mare dușman al productivității), nu stau la povești, nu mă gândesc la nemurirea sufletului.

5. S-a terminat?

Este posibil ca task-ul pe care încerci să-l îndeplinești să nu se termine odată cu timpul alocat. Nici nu trebuie. Ideal este să lași ceva neterminat, pentru că-ți va fi mai ușor să te reapuci de lucru, când ești deja „în transă”, decât atunci când ai terminat treaba și te foiești căutând alte chestii de rezolvat de pe lista zilei respective.

În mod ideal, acum ar trebui să iei pauza aia de 5 minute (să-ți mai odihnești creierul și ochii), apoi să revii la muncă. Eu de multe ori prefer să „comasez” încă o felie de lucru, deci voi porni imediat timer-ul. Intenția mea nu este să am un orar ca-n cărți, doresc să LUCREZ și, dacă atunci simt că rup masa cu cheful și inspirația mea, voi continua să lucrez. Așa termin și treburile ceva mai repede și pot spune că am fost cu adevărat productivă.

6. Personalizează-ți tehnica

Așa cum spuneam mai sus, trucurile acestea sunt pentru a transforma o zi total neproductivă într-o zi măcar decentă de muncă, dacă nu una cu rezultate senzaționale. Pregătirea pentru acest sistem de lucru îți permite să-ți eliberezi mintea de orice alte influențe, să-ți cristalizezi lista de treburi de rezolvat și să faci pași spre îndeplinirea lor. Un proiect este stresant și nu ușor de rezolvat, odată ce-l împarți pe „bucățele”, poți rezolva câte puțin de fiecare dată și, înainte să apuci să te stresezi prea mult că este atât de muncă, deja l-ai făcut pe jumătate.

Am învățat că nu există chestii perfecte în viață, nici măcar planurile pe care mereu ni le facem. De asta nu sunt rigidă cu aplicarea acestei tehnici. Încerc să iau tot ce e mai bun din ea și să o aplic bazat pe nevoile mele și pe particularitățile muncii de acasă. Mă voi încadra bine într-o „felie” cu acest articol, apoi voi pleca în oraș, că am de rezolvat niște treburi, voi reveni acasă și voi trece la modificat niște design-uri pentru clienții mei etc.

E mai puțin important cum arată acel orar (de multe ori ziua mea de muncă nu arată ca o zi de om „normal”), pot să comasez chiar unele „felii”, dacă simt că sunt inspirată, contează să muncesc cât mai bine în ziua respectivă. Probabil e la fel și pentru voi.

Deci luați tehnica respectivă și aplicați-o cum simțiți că vă prinde mai bine. Dar LUCRAȚI serios, când ați pornit timerul și încercați să nu aveți doar 4 „felii” într-o zi lucrată 🙂